Was sollte vor dem Wechsel feststehen? Welche Daten benötigt werden, in welcher Form sie exportierbar sind und wie ihr das Ergebnis kontrolliert. Buzzard stimmt den Übernahmeumfang mit deiner Verwaltung ab. Ein vorhandener Export bedeutet noch nicht, dass jede Verknüpfung automatisch vollständig übernommen werden kann.
Den Bestand übersichtlich erfassen
Beginne mit den Objekten und Einheiten. Welche Miet- und WEG-Bestände werden verwaltet? Welche aktiven Verträge, Ansprechpartner und Dokumente braucht dein Team ab dem ersten Tag? Eine Liste der verwendeten Programme und Ablagen hilft, Lücken früh zu erkennen.
Exports und Dokumente getrennt betrachten
Tabellen, Buchungsdaten und Dateien erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Ein Dokumentenordner enthält nicht automatisch die Zuordnung zur richtigen Einheit; eine Vertragsliste ersetzt keine Saldenabstimmung. Wir prüfen die verfügbaren Exportmöglichkeiten mit euch und vereinbaren, welche Informationen in welcher Form bereitgestellt werden.
Diese Punkte gehören in die Abstimmung
- Objekte und Einheiten mit eindeutigen Kennungen.
- Parteien, Ansprechpartner und aktive Verträge.
- Offene Posten, Vorauszahlungen und der vereinbarte Stichtag.
- Dokumente sowie ihre Zuordnung zu Objekt, Vertrag oder Vorgang.
- Teamzugänge, Rollen und die benötigten Postfächer.
Den übernommenen Bestand kontrollieren
Nach einem vereinbarten Probelauf prüft ihr Zählwerte und ausgewählte Fälle: Ist die Einheit dem richtigen Objekt zugeordnet? Stimmen Vertragspartner und Saldo? Sind die benötigten Dokumente auffindbar? Abweichungen werden geklärt, bevor der Arbeitsbeginn festgelegt wird.
Die ersten Arbeitstage mitplanen
Einweisung, Zuständigkeiten und der Umgang mit neuen Eingängen gehören zum Wechsel. Dein Team sollte wissen, wo offene Vorgänge weiterbearbeitet werden und an wen es sich bei Rückfragen wendet. Den Zeitplan legen wir anhand des geprüften Datenumfangs fest.
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Häufige Fragen
Kann jeder Altbestand vollständig übernommen werden?
Der konkrete Umfang hängt von den verfügbaren Exporten, den Dokumenten und ihren Verknüpfungen ab. Wir prüfen das vorab und vereinbaren die Übernahme mit deiner Verwaltung.
Welche Daten sind besonders wichtig?
Objekte, Einheiten, aktive Verträge, Ansprechpartner, offene Posten und die im Alltag benötigten Dokumente bilden die Grundlage. Der genaue Umfang richtet sich nach eurem Bestand.
Wie kontrollieren wir die übernommenen Daten?
Zählwerte und ausgewählte Objekt-, Vertrags- und Saldenfälle werden gemeinsam geprüft. Abweichungen werden vor dem vereinbarten Arbeitsbeginn geklärt.
Stand: September 2026 · Buzzard