Schritt für Schrittzur prüfbaren Abrechnung.

1. Zeitraum, Vertrag und Kosten zusammentragen.

Legen Sie das Abrechnungsjahr fest und prüfen Sie die vereinbarten Betriebskosten. Ordnen Sie Originalbelege dem Objekt und der passenden Kostenposition zu. Fehlende Jahresrechnungen bleiben offene Aufgaben.

2. Verteilung und Nutzungszeiten prüfen.

Wählen Sie die zutreffenden Verteilerschlüssel und berücksichtigen Sie Einzug, Auszug und Leerstand. Bei Heiz- und Warmwasserkosten gelten eigene Grundlagen; eine reine Tagesrechnung ersetzt keine Verbrauchsaufteilung.

3. Vorauszahlungen, Ergebnis und Dokument kontrollieren.

Gleichen Sie die anzurechnenden Vorauszahlungen mit dem Mietkonto ab. Prüfen Sie Berechnung, Empfänger, Frist und PDF. Danach geben Sie den Versand frei. Eine feste Bearbeitungszeit oder garantierte Fehlerfreiheit wird nicht vorausgesetzt.

Vor der Freigabe prüfen.

1. Vertragliche Umlage und Abrechnungszeitraum festlegen.
2. Belege und passende Verteilerschlüssel prüfen.
3. Ergebnis, Frist und Empfängerdaten kontrollieren.

Die fachliche Grundlage.

Für Betriebskostenvorauszahlungen sieht § 556 BGB eine jährliche Abrechnung vor. Die Mitteilung muss grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen; Ausnahmen und Folgen sind im konkreten Fall zu prüfen.

Primärquelle: § 556 BGB · geprüft am 7. Oktober 2026

Die fachliche Grundlage.

Reparatur und Verwaltung sind nicht automatisch Betriebskosten. § 1 BetrKV grenzt insbesondere Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten aus. Die Kostenprüfung bleibt deshalb vom Erkennen einer Rechnung getrennt.

Primärquelle: § 1 BetrKV · geprüft am 7. Oktober 2026