Rechnungen, Ablesungen und Vertragsänderungen werden bereits während der Verwaltung zugeordnet. Zum Abrechnungstermin steht ein strukturierter Datenbestand für die Weiterverarbeitung bereit.
Abrechnung automatisieren
Die Vorarbeit läuft zusammen.Sie prüfen das Ergebnis.
Belege, Kostenarten, Schlüssel, Nutzungszeiten und Vorauszahlungen werden zum Abrechnungsentwurf. Fehlende Grundlagen bleiben als Prüfpunkte sichtbar.
BuzzardHausverwaltung OS · BeispielAbrechnungsprüfung
EntwurfVorbereitet zur Prüfung
- Objekt
- Am Park 3
- Zeitraum
- 2025
- Offener Beleg
- Noch kennzeichnen
KI
Markiere die fehlende Wasserrechnung vor der Freigabe.
Änderung am Entwurf vorbereiten.
Beispiel · noch nicht freigegeben
- Erkennen
Objekt zuordnen - Vorbereiten
Mit KI bearbeiten - Sie entscheiden
Prüfen und freigeben
8,4 Sekunden je Ablauf
Im Verwaltungsalltag
Die direkte Antwort.
Hausverwaltung AI automatisiert die Nebenkostenabrechnung, indem es Kostenbelege, Vertrags- und Belegungszeiträume, Zählerstände, Verteilerschlüssel und Vorauszahlungen zusammenführt. Daraus entstehen Abrechnungsentwürfe je Einheit und Partei. Die fachliche Prüfung und Freigabe schließen den Ablauf ab; zugrunde liegende Daten bleiben nachvollziehbar.
Laufende Daten statt Jahressammlung
Parteien und Zeiträume verbinden
Die Abrechnung berücksichtigt den passenden Miet- oder Nutzungszeitraum. Vorauszahlungen und Kosten werden im Zusammenhang der jeweiligen Einheit und Partei verarbeitet.
Ergebnisse nachvollziehbar bearbeiten
Kostenansätze, Verteilung und vorhandene Grundlagen bleiben in einem Ablauf erreichbar. Ihr Team kann Auffälligkeiten klären und spätere Rückfragen anhand der Daten beantworten.
Im Verwaltungsalltag
Vom Eingang bis zum Ergebnis.
Objekt und Zeitraum festlegen
Sie wählen die abzurechnende Liegenschaft und den Zeitraum. Einheiten, Parteien und die hinterlegten Mietverhältnisse bilden die Grundlage der weiteren Verarbeitung.
Kosten und Belege zusammenführen
Eingegangene Rechnungen werden dem Objekt und der passenden Kostenposition zugeordnet. Fehlende Belege oder noch ungeklärte Positionen werden vor dem Abschluss bearbeitet.
Verbrauch und Verteilung ergänzen
Zählerstände, Flächen, Belegungszeiträume und vorgesehene Verteilerschlüssel werden zusammengeführt. Die konkrete Kostenart bestimmt, welche Daten für die jeweilige Position benötigt werden.
Vorauszahlungen berücksichtigen
Die erfassten Vorauszahlungen werden der richtigen Partei und dem richtigen Zeitraum zugeordnet. So entsteht aus dem Kostenanteil ein nachvollziehbarer Abrechnungssaldo.
Abrechnung prüfen und freigeben
Hausverwaltung AI erstellt den Entwurf. Ihr Team prüft auffällige Werte und offene Punkte, schließt die Bearbeitung ab und gibt die fertige Abrechnung zur weiteren Verwendung frei.
Im Verwaltungsalltag
Fiktives Beispiel: Jahresabrechnung für ein Mietobjekt
Für ein Haus liegen Rechnungen, Wasserablesungen, Mietzeiträume und gebuchte Vorauszahlungen vor. Eine Rechnung benötigt noch die Klärung ihres Leistungszeitraums.
- Objekt
- Birkenstraße 6
- Bestand
- Sechs Mieteinheiten
- Abrechnung
- Kalenderjahr
Die geklärten Kosten werden mit den Verteilungsdaten und Vorauszahlungen verarbeitet. Pro Partei entsteht ein nachvollziehbarer Entwurf für Prüfung und Freigabe.
Im Verwaltungsalltag
Der Rechnungseingang gehört bereits zur Abrechnung
Eine Hausreinigungsrechnung wird nicht nur abgelegt. Objekt, Leistungszeitraum und Kostenposition machen sie für die spätere Abrechnung nutzbar. Hausverwaltung AI verbindet die Erfassung mit diesem Ergebnis.
Dadurch entstehen die Abrechnungsgrundlagen während des laufenden Betriebs. Ihr Team muss dieselben Rechnungen nicht erst am Jahresende erneut lesen und in eine andere Liste übertragen.
Im Verwaltungsalltag
Mieterwechsel bleibt im richtigen Zeitraum
Wechselt eine Partei unterjährig, gehören Belegungsdaten, gegebenenfalls Ablesungen und Vorauszahlungen zu den jeweiligen Abschnitten. Der Wechsel wird im Zusammenhang der Einheit verarbeitet.
Die Abrechnung bleibt dadurch an den tatsächlichen Verwaltungsdaten orientiert. Für diesen Sonderfall gibt es einen eigenen Ablauf, der die Übergabe zwischen ausziehender und einziehender Partei sichtbar macht.
Im Verwaltungsalltag
Mit dem Ergebnis weiterarbeiten
Nach der Freigabe bleibt die Abrechnung Teil des Objektzusammenhangs. Kostenbelege, relevante Eingänge und Bearbeitungsstand unterstützen die anschließende Kommunikation.
Wenn eine Partei eine Position erläutert haben möchte, kann Ihr Team die verwendeten Grundlagen heranziehen. Abrechnung und Rückfrage müssen nicht über getrennte Postfächer und private Ablagen verbunden werden.
Ihr Entscheidungspunkt
Vor der Freigabe prüfen.
- Vollständigkeit des Abrechnungsjahres prüfen.
- Verteilung und Umlagefähigkeit fachlich kontrollieren.
- PDF und Frist vor dem Versand prüfen.
Die fachliche Grundlage.
Für Betriebskostenvorauszahlungen sieht § 556 BGB eine jährliche Abrechnung vor. Die Mitteilung muss grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen; Ausnahmen und Folgen sind im konkreten Fall zu prüfen.
Primärquelle: § 556 BGB · geprüft am 7. Oktober 2026
Die fachliche Grundlage.
Reparatur und Verwaltung sind nicht automatisch Betriebskosten. § 1 BetrKV grenzt insbesondere Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten aus. Die Kostenprüfung bleibt deshalb vom Erkennen einer Rechnung getrennt.
Primärquelle: § 1 BetrKV · geprüft am 7. Oktober 2026
Häufige Fragen
Erstellt Hausverwaltung AI die Nebenkostenabrechnung selbst?
Ja. Das System verarbeitet die vorhandenen Abrechnungsgrundlagen zu einem Entwurf je Partei und Zeitraum. Ihr Team übernimmt die fachliche Abschlussprüfung und gibt das Ergebnis frei.
Welche Daten müssen für die Abrechnung vorliegen?
Benötigt werden insbesondere Kostenbelege, Vertrags- und Belegungszeiträume, passende Verteilungsdaten und Vorauszahlungen. Verbrauchsabhängige Positionen benötigen zusätzlich die zugehörigen Zähler- und Ablesedaten.
Werden Zählerstände aus E-Mails berücksichtigt?
Ja. Die erfassten Stände werden dem richtigen Zähler zugeordnet und mit dem Zeitraum verbunden. Anschließend stehen sie zusammen mit den übrigen Grundlagen im Abrechnungsprozess bereit.
Was geschieht, wenn Unterlagen fehlen?
Die fehlenden Angaben werden im betroffenen Zusammenhang ergänzt. Sie bearbeiten beispielsweise den Rechnungszeitraum oder eine Ablesung und führen anschließend die Erstellung der Abrechnung weiter.
Hier geht die Arbeit weiter.
Vorhandenen Produktfilm ansehen ↗Aus eigenen Belegen einen Entwurf vorbereiten
Trage Kosten, Einheiten und Verteilungsangaben zusammen und prüfe die Werte vor der Ausgabe. Der Helfer bereitet eine Betriebskostenabrechnung vor; WEG-Jahresabrechnung und Heizkosten-Spezialprüfung sind gesonderte Aufgaben.
Kurz eintragen. Wir melden uns.
Lieber direkt?